Datensätze anlegen

Auf dieser Seite wird erläutert, wie du die häufigsten Hauptobjekttypen anlegen kannst, nämlich Objektdatensätze und Digitalisate. Falls Bedarf besteht, das gleiche für Konvolute zu dokumentieren, nimm gerne Kontakt mit dem CODA-Team auf.

Neben den Unterabschnitten zum Anlegen von Objektdatensätzen und dem Anlegen von Digitalisatdatensätzen findest du hier auch einen kurzen Unterabschnitt, der beschreibt, wie du diesen beiden Hauptobjekttypen Tags hinzufügen kannst. Im Zusammenhang mit Objektdatensätzen sind auch Pflichtfelder von besonderer Bedeutung, weshalb sie im entsprechenden Abschnitt erklärt werden. (Digitalisate und Konvolute haben jeweils nur ein einziges Pflichtfeld.)

Beachte dabei, dass ein Objektdatensatz in der Rechercheansicht von CODA erst mit einem Bild o.ä. angezeigt wird, wenn er mit einem entsprechenden Digitalisatdatensatz verknüpft ist. Die Bilder sind nicht Teil des Objekdatensatzes selbst.

Als allererstes führen wir aber ein, was Felder sind.

Felder

Wie in der Übersicht zur Datenbank erwähnt (siehe Abschnitt Aufbau von CODA), besteht jeder einzelne Datensatz aus Informationen (Metadaten) und das Datenmodell bestimmt, welche Informationen man in einen Datensatz eines bestimmten Objekttyps eintragen kann. Eingetragen werden die Informationen in Felder, von denen es mehrere Arten gibt.

Pflichtfelder werden im Zusammenhang mit Objektdatensätzen erläutert, da sie hauptsächlich dort von Bedeutung sind.

Einfachfelder

Diese Art von Feld enthält einzelne Informationen, die pro Datensatz nur einmal anzugeben sind.

Mehrfachfelder und Mehrfachgruppen

Im obigen Screenshot handelt es sich bei “Objektart” und “Quellen/Referenzen” um Mehrfachfelder. Das erkennst du am vertikalen Strich auf der linken Seite und dem Button darunter (“   Hinzufügen”), mit dem du beliebig viele dieser Felder erstellen kann. Du kannst also mehrere Objektarten mit einem Objekt verknüpfen. Solltest du ein Feld zu viel erstellt haben, lässt es sich über den Mülleimer-Button (  ) wieder entfernen.

In diesem Fall wurden die Mehrfachfelder “Objektart” und “Quellen/Referenzen” zusammen mit dem Einfachfeld “Informationsstatus” zu einer Mehrfachgruppe zusammengefügt, die “Objektart*” heißt. (Das Sternchen “*” bedeutet, dass es sich gleichzeitig auch um ein Pflichtfeld handelt.)

Mehrfachfelder können auch beliebig tief verschachtelt sein.

Objekte anlegen

Mit Objektdatensätzen werden die eigentlichen Objekte in einer Sammlung repräsentiert.

Hier findest du zunächst raus, wie du über die Nutzeroberfläche Objektdatensätze anlegst. Anschließend betrachten wir, was es mit Pflichtfeldern auf sich hat. Und schließlich erläutern wir die übrigen Felder, die dir CODAs Datenmodell dabei anbietet, und zwar nach Reiter sortiert in den Abschnitten Objektdaten, Objektbiographie und Sammlungsmanagement.

Um einen Objektdatensatz über die Nutzeroberfläche anzulegen, klicke im Hauptmenü (die linke Seitenleiste) auf das Plus-Symbol (  ).

Es öffnet sich ein Menü mit allgemeinen Optionen, die den Datensatz betreffen:

Nach Klick auf “Weiter” öffnet sich nun der Editor, in dem du die eigentlichen Felder des Datensatzes mit Informationen füllen kannst.

Hast du die Maske “Alle Felder” ausgewählt, stehen hier sämtliche Felder des (großen) Datenmodells zur Auswahl. Sie werden in 6 Reiter organisiert:

Pflichtfelder

Es gibt in Objektdatensätzen in CODA einige Pflichtfelder, die du ausfüllen musst, um überhaupt einen Objektdatensatz anlegen zu können. Diese Pflichtfelder beruhen auf den Empfehlungen der Deutschen Digitalen Bibliothek für einen Minimaldatensatz.

(Digitalisate und Konvolute haben übrigens auch Pflichtfelder, aber dort handelt es sich nur um die hochzuladende Datei und die Angabe einer Lizenz bzw. die Bezeichnung des Konvoluts.)

Es gibt im Minimaldatensatz auch bedingte Pflichtfelder, nämlich bei Ereignissen in der Objektbiographie. Jeder Objektdatensatz soll verpflichtend mindestens ein Ereignis in der Objektbiographie enthalten. Und innerhalb jedes Ereignisses soll mindestens eines der Felder “Ort”, “Datierung”, “Epoche”, “Person”, “Gruppe”, “Institution” ausgefüllt werden, aber es müssen nicht alle ausgefüllt werden.

Das Ausfüllen der bedingten Pflichtfelder lässt sich in der CODA-Software nicht erzwingen. Daher liegt es umso mehr in der Verantwortung der Nutzenden, diese Empfehlungen einzuhalten! Und falls einmal wirklich gar kein Ereignis in der Objektbiographie bekannt sein sollte, kannst du im Zweifelsfall bspw. die Aufnahme in die Sammlung mit Datum angeben (z.B. 20. Jh.) oder den Wechsel des physischen Gewahrsams mit dem aktuellen Aufbewahrungsort.

In der folgenden Tabelle sind die Pflichtfelder für Objektdatensätze beschrieben. Die Spalte “Reiter” enthält dabei den Reiter, in dem du das Feld in der Standardmaske finden kannst.

Wiederkehrende Elemente

Manche Felder tauchen an verschiedenen Stellen im Datenmodell immer wieder auf. Sie werden hier erläutert.

Informationsstatus und Quellen/Referenzen

Viele Felder bzw. Mehrfachgruppen erlauben zusätzlich die Angabe eines Informationsstatus und einen Quellenverweis samt Anmerkung:

Du kannst also zusätzlich zu einer Information (Objektart) noch angeben, wie sicher diese Information ist (“Angabe unsicher”, “Angabe veraltet”, “Angabe widersprüchlich”, etc.). Hierzu lassen sich dann auch eine oder mehrere Quellen anführen, z.B. Personen oder Literaturverweise.

Objektdaten

Im Reiter “Objektdaten” findest du die folgenden Felder:

Dargestelltes

Im Reiter “Dargestelltes” kannst du Informationen hinterlegen zu

• Motiven und Ereignissen
• Personen
• Orten
• Objekten (also anderen Datensätzen in der Datenbank)
• Sprachen

welche auf dem Objekt dargestellt werden. Die Felder in den jeweiligen Mehrfachgruppen referenzieren entweder entsprechende Listen oder sind wiederkehrende Elemente und werden daher nicht weiter erläutert. Die Ausnahme bildet das Feld “Position oder Zeitpunkt”. Hier kannst du beschreiben, wo bzw. wann das Motiv/Ereignis auf dem Objekt dargestellt wird, z.B. auf der linken Seite eines Bildes oder zum Zeitpunkt 12:34 in einem Film auf einer DVD.

Objektbiographie

Der Reiter “Objektbiographie” enthält eine sehr große Mehrfachgruppe “Ereignisse” und einen Abschnitt “Provenienz”.

Ereignisse

Mithilfe der Ereignisse kannst du die Geschichte eines Objektes festhalten und beispielsweise dokumentieren, wann/wo/von wem es gefunden/hergestellt/ausgestellt/besessen/benutzt wurde. Wenn genügend Daten zur Provenienz eines Objektes vorliegen, dann lohnt es sich ebenfalls, sie hier abzubilden, statt das entsprechende Freitextfeld zu nutzen.

Die Mehrfachgruppe “Ereignisse” enthält die Unterfelder

• Ereignistyp* (verpflichtend)
• Kurzbeschreibung (Freitextfeld)
• Ereignis: Informationsstatus
• Ereignis: Quellen (ein weiteres Mehrfachfeld für Quellenangaben und Anmerkungen zur Quelle)

Jeder Datensatz für jedes Objekt sollte mindestens ein Ereignis enhalten, wobei das Unterfeld “Ereignistyp” Pflicht ist. Außerdem enthält die Mehrfachgruppe “Ereignisse” die folgenden Mehrfachfelder, die bedingt verpflichtend sind (siehe Pflichtfelder), nämlich:

• “Ort”
• “Datierung”
• “Epoche”
• “Person”
• “Gruppe”
• “Institution”

Das bedeutet, dass für jedes Ereignis mindestens eins dieser bedingt verpflichtenden Felder ausgefüllt werden soll, aber es ist egal, welches von ihnen es ist.

All diese Mehrfachfelder (außer “Anmerkung”) haben als Unterfelder zudem noch “Informationsstatus” und ein weiteres Mehrfachfeld “Quellen/Referenzen” (bzw. “Ereignis: Quellen”), wo du eine “Quelle/Referenz” mit “Anmerkung” angeben kannst.

• “Datierung” und “Ort” enthalten mit dem Ereignis verbundene Daten und Orte, denen du Anmerkungen hinzufügen kannst, um sie genauer zu beschreiben. So lässt sich beispielsweise bei einem Wechsel des physischen Gewahrsams festhalten, was der Ort des Erwerbs und was der Aufenthaltsort des Vorbesitzers war.
• “Beteiligte Personen”, “Beteiligte Gruppen” und “Beteiligte Institutionen” ermöglichen es, zu beschreiben, wie und in welcher Rolle verschiedene Akteure bei dem Ereignis mitgewirkt haben.
• “Beteiligte Objekte” bezieht sich auf andere Objekte, die bei der Ereignis in irgendeiner Form mit dem Objekt, zu dem du den Datensatz anlegst, interagiert haben. Wenn du zum Beispiel gerade für eine alte Vase ein Ereignis mit dem Ereignistyp “Restaurierung” anlegst und die Vase wurde bei der Restaurierung mit einem Werkzeug bearbeitet, das auch einen Datensatz in CODA hat, dann kannst du dieses Werkzeug als “Beteiligtes Objekt” angeben. In dem Fall würdest du dafür das Unterfeld “Objekt in CODA” nutzen. Wenn das Werkzeug aber in einer anderen Datenbank einen Eintrag hat, dann handelt es sich um ein externes Objekt. Dann würdest du seine Bezeichnung/seinen Namen von der anderen Datenbank in das Unterfeld “Objekt extern: Bezeichnung” und den Weblink zu diesem Datenbankeintrag in das Unterfeld “Objekt extern: Link” setzen.

Hiermit lassen sich also zu verschiedensten Ereignissen sehr detaillierte Angaben machen, falls das gewünscht ist.

Provenienz

Der Abschnitt Provenienz im Reiter Objektbiographie dient Angaben über die Herkunft des Objekts. Wenn genügend Daten hierzu vorhanden sind, dann lohnt es sich, sie im selben Reiter als Ereignis einzutragen. Ansonsten kannst du dafür das Freitextfeld “Anmerkungen zu Provenienz und Kontext” nutzen. Die Felder “Provenienz geklärt?” und “Unrechtskontext bekannt?” haben eine ähnliche Funktion wie Felder zum Informationsstatus in anderen Fällen. Bei “Provenienzbelege” kannst du vorhandene relevante Dateien hochladen.

Wie du Provenienzangaben als Ereignis festhalten kannst, wird nach den Erläuterungen zu den Provenienzfeldern kurz umrissen.

In “Anmerkungen zu Provenienz und Kontext” empfehlen wir ein Format, wie es vom Arbeitskreis Provenienzforschung e.V. im “Leitfaden zur Standardisierung von Provenienzangaben” erläutert wird (siehe Weblink der Koordinierungsstelle für wissenschaftliche Universitätssammlungen in Deutschland). Jede einzelne Provenienzangabe besteht dabei aus den folgenden Teilen:

In dem Freitextfeld werden dann alle Provenienzangaben zum Objekt zusammengefasst, und zwar entweder im horizontalen Format oder im vertikalen Format. Diese Formate sollten nicht gemischt werden, entscheide dich pro Datensatz für eines von beiden!

Im Folgenden steht “_” für Leerzeichen und “#” für Zeilenumbrüche.

Vertikales Format - Einzelne Angaben werden durch Zeilenumbruch getrennt:

wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt]#
wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt]#
etc.

Horizontales Format - Einzelne Angaben werden durch Semikolon getrennt:

wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt];wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt];wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt];
etc.

Provenienzlücken, also Zeitabschnitte, in denen die Geschichte des Objektes unbekannt ist, werden mit “[…]” als Platzhalter für die Lücken dargestellt.

Vertikales Format - Provenienzlücken:

wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt]#
[...][wodurch belegt]#
wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt]#

Horizontales Format - Provenienzlücken:

wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt];[...][wodurch belegt];wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt];
etc.

Um Provenienzangaben als Ereignis festzuhalten, wird im Grunde je eine Provenienzangabe im Format wann_wer|wo,wie|wo[wodurch belegt] als ein Ereignis eingetragen:

• Das “wann” kann im Feld “Datierung” abgebildet werden.
• “wer|wo” kann als Mehrfachgruppe “Beteiligte Personen” abgebildet werden. Das “wer”, also der Name der Person, die das Objekt besitzt, wird im Feld “Person*”, das “wo”, also ihr Wohn-/Aufenthaltsort, wird im Feld “Anmerkung” untergebracht.
• “wie|wo”: Wähle für das “wie”, also die Erwerbungsart, den passenden Ereignistyp für den Besitzwechsel und sei dabei so spezifisch wie möglich (z.B. “Wechsel des physischen Gewahrsams” oder “Schenkung”). Für das “wo” kann der Erwerbungsort in der Mehrfachgruppe “Orte” im Feld “Ort” eingetragen werden.
• “wodurch belegt” kannst du über die Felder “Quellen/Referenzen” in den jeweiligen Mehrfachgruppen abbilden.

Sammlungsmanagement

Der Reiter “Sammlungsmanagement” umfasst neben einem Freitextfeld für Handhabungshinweise die folgenden Mehrfachgruppen:

• Bearbeitung
• Leihverkehr
• Restaurierung
• Interne Hinweise
• Wertermittlung

Die Felder sind größtenteils (hoffentlich) selbsterklärend und werden hier nicht erläutert. Angemerkt sei:

• In “Bearbeitung” können alle Arbeiten an dem Objekt festgehalten werden, die nicht unter “Restaurierung” fallen.
• Der “Aufbewahrungsort” bei “Interne Hinweise” ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit der Institution, die das Objekt verwahrt.

Falls Bedarf besteht, diesen Reiter genauer zu dokumentieren, richte bitte eine Anfrage an das CODA-Team.

Nutzungshinweise

In diesem Reiter werden Informationen zu Lizenzen und Urhebern sowie Hinweise zur Nutzung bzw. Handhabung eines Sammlungsobjektes selbst festgehalten. Es gibt die folgenden Felder, darunter das Pflichtfeld “Lizenz für Metadaten*”:

Digitalisate anlegen

Wie schon im Abschnitt Aufbau von CODA erwähnt, sind Digitalisate digitale Repräsentationen von (Sammlungs-)Gegenständen. In der Regel liegen sie auf einem lokalen Datenträger oder auf einem Server als Datei vor und müssen von dort in die Datenbank hochgeladen werden, bevor sie mit einem Objekt verknüpft werden können. Wie du das bewerkstelligen kannst, erfährst du hier.

Digitalisate hochladen

Der Upload für Digitalisate folgt im Wesentlichen den gleichen Schritten wie der Upload von Objekten. Wähle hierfür nach dem Klick auf das Plus-Symbol in der linken Seitenleiste in den Voreinstellungen als Objekttyp “Digitalisat” aus und bestimmte anschließend den Pool, in dem die Digitalisate abgelegt werden sollen. Für die Digitalisate kann im Mapping-Auswahlfeld auch das “Dateiname-Mapping” ausgewählt werden, damit wird der Dateiname des Digitalisats (mit Datei-Endung) automatisch in das Titelfeld übernommen (standardmäßig wird hier ansonsten eine fortlaufende Nummer verwendet)

Die Dateien können über mehrere Varianten zum Upload bereitgestellt werden, zum Beispiel mit einem Klick auf die Schaltfläche “Dateien” in der linken unteren Ecke oder indem du die Dateien einfach per Drag & Drop auf die große Ablagefläche mit “Dateien hierher ziehen” ziehst. Beachte, dass du auf diese Weise nur Dateien, aber keine Ordner bereitstellen kannst. Wenn du einen ganzen Ordner (samt Unterordnern) hochladen möchtest, klicke auf die Schaltfläche “Verzeichnis”.

Nach der Auswahl der Dateien öffnet sich ein Fenster, dass dir Auskunft über den Status des Uploads gibt und die bereits hochgeladenen Dateien werden als Thumbnails angezeigt. Solltest du ein Digitalisat hochladen, dass bereits in der Datenbank vorliegt, erscheint eine Warnung und du wirst gefragt, ob du das Digitalisat tatsächlich erneut hochladen möchtest.

Nach einem Klick auf “Weiter” kannst du Metadaten zu den Digitalisaten ergänzen (beachte, dass diese über ein eigenes Datenmodell verfügen, siehe auch den Feldkatalog). Wie bei den Objekten kannst du auch hier eine Vorlage ausfüllen, deren Inhalt dann in alle Datensätze des Uploads übernommen wird. Mit einem Klick auf “Speichern” werden die Datensätze zu den Digitalisaten in der Datenbank angelegt.

Digitalisate nachträglich mit Objekten verknüpfen

Digitalisate können auch im Nachhinein zu Objekt-Datensätzen hinzugefügt werden. Bearbeite hierfür einen Objektdatensatz und wähle im Editor den Reiter “Relationen” und dort das Feld “Digitalisate” aus (sofern bereits Digitalisate zu dem Objekt vorliegen, findest du diese auch hier). Mit einem Klick auf das Plus kannst du ein neues Digitalisat hinzufügen. In dem neuen Fenster hast du die Möglichkeit, bestehende Digitalisate aus CODA auszuwählen oder du klickst erneut auf das Plus-Symbol links unten und kannst ein neues Digitalisat hochladen. Alternativ kannst du per Drag and Drop auch direkt mehrere Dateien in das Fenster ziehen. In dem Fall öffnet sich anschließend automatisch der Dialog zum Hochladen von Datensätzen.

Datensätze mit Tags versehen

Man kann einem Datensatz sogenannte Tags zuweisen. Durch solche Tags lassen sich Datensätze in der Recherche-Ansicht zusätzlich filtern. Sie erlauben dadurch präzisere Suchen.

Tags lassen sich einem Datensatz hinzufügen, wenn man ihn erstellt oder nachträglich editiert.

Bei Erstellung eines Objektdatensatzes oder Digitalisats befindet sich direkt über den Reitern “Objektdaten”, “Dargestelltes” etc. das Tag-Feld. Wenn man den Datensatz aus der Recherche-Ansicht heraus nachträglich editiert, dann erscheint das Tag-Feld an der gleichen Position im Editor:

Klickt man rechts auf die drei Punkte, werden verfügbare Tags angezeigt:

Tags aus den Kategorien “Freigabe”, “Bearbeitungszustand” und “Lizenz” sind dabei exklusiv, bei den anderen Kategorien kann man demselben Datensatz auch mehrere Tags zuweisen.

Anschließend kannst du in der Rechercheansicht nach Tags filtern, wie im Abschnitt Datensätze betrachten beschrieben.